Guide complet Sellix

Démarrage rapide

Suivez ces étapes dans l'ordre pour configurer votre espace de gestion en moins de 5 minutes. Vous pouvez utiliser Sellix dans le navigateur (cloud) et/ou via l'application desktop On premise selon votre formule.

Cloud (SaaS) et On premise

Sellix propose deux déploiements complémentaires. L'abonnement cloud(Starter, Pro, Business) couvre l'accès web à votre workspace : essai gratuit au démarrage, puis facturation mensuelle ou annuelle. L'offre On premiseconcerne l'application installée sur les postes de travail : licences facturées par poste/utilisateur, distinctes du plan cloud — vous pouvez cumuler les deux si vous avez besoin du web et du desktop.

Application desktop et licences

Une fois votre workspace créé et au besoin après avoir adopté une formule cloud, vous pouvez activer des licences desktop pour les utilisateurs qui travaillent en point de vente ou hors connexion stable.

1. 1Installez l’application Sellix desktop à partir du package fourni par l’éditeur (proc équivalente selon OS).
2. 2Connectez-vous avec le même compte que sur le web ; le poste est associé à votre workspace.
3. 3Depuis le web, menu Abonnement → On premise : choisissez le nombre de postes et la période (mensuel / annuel), puis finalisez le paiement si demandé.
4. 4Respectez la limite de postes souscrits : chaque utilisateur ou machine activé compte contre votre pool de licences.

• Le renouvellement et l’annulation des licences On premise se gèrent comme un abonnement Stripe séparé du plan cloud.
• En cas de question sur le nombre de sièges, reportez-vous aux plages min / max indiquées sur la page de souscription.

Créer un compte

Rendez-vous sur la page S'inscrire et remplissez le formulaire. Aucune carte bancaire n'est requise pour commencer.

1. 1Accédez à selix.app et cliquez sur « Créer un compte » (vous serez redirigé vers workspace.selix.app).
2. 2Entrez votre prénom, nom, email et choisissez un mot de passe d'au moins 6 caractères.
3. 3Donnez un nom à votre espace de travail (ex : « Boutique Aminata »). Ce nom sera votre identifiant workspace.
4. 4Cliquez sur « S'inscrire ». Vous êtes automatiquement connecté.

Configurer la boutique

La boutique représente votre point de vente physique. Allez dans Paramètres → Boutiques.

1. 1Cliquez sur « Ajouter une boutique ».
2. 2Renseignez le nom, l'adresse, le téléphone et l'email de contact.
3. 3Sauvegardez. La boutique est désormais disponible dans l'ensemble de l'application.

• Vous pouvez créer plusieurs boutiques pour un même espace de travail.
• Chaque vente est associée à une boutique précise.
• Les rapports peuvent être filtrés par boutique.

Créer un entrepôt

L'entrepôt centralise vos produits et leur stock. Allez dans Paramètres → Entrepôts.

1. 1Cliquez sur « Ajouter un entrepôt ».
2. 2Donnez-lui un nom descriptif (ex : « Dépôt principal Conakry »).
3. 3Optionnel : précisez une adresse ou une description.
4. 4Sauvegardez.

Ouvrir une session fiscale

La session fiscale représente votre exercice comptable (ex : 2025–2026). Elle est nécessaire pour enregistrer des ventes. Allez dans Paramètres → Sessions.

1. 1Cliquez sur « Nouvelle session ».
2. 2Définissez un nom, une date de début et une date de fin.
3. 3Activez la session. Elle devient la session courante.
4. 4À la fin de l'exercice, clôturez la session pour figer les données comptables.

Tableau de bord

Le tableau de bord est la première page que vous voyez après connexion. Il donne une vision complète de votre activité en temps réel.

Vue d'ensemble

Le tableau de bord se rafraîchit automatiquement toutes les 60 secondes. Vous y trouvez :

• Chiffre d'affaires du jour et du mois en cours.
• Résultat net mensuel (CA − dépenses − achats).
• Solde de trésorerie consolidé (tous comptes).
• Créances clients (ventes impayées ou partiellement payées).
• Dettes fournisseurs (commandes non réglées).
• Produits en rupture de stock ou en alerte.
• Devis en attente de réponse client.

Indicateurs clés (KPIs)

Ventes & Caisse POS

Le module de ventes gère l'intégralité de votre cycle de vente : de la caisse rapide jusqu'aux retours clients.

Créer une vente

Allez dans Ventes → Nouvelle vente.

1. 1Sélectionnez un client (ou laissez « Anonyme » pour une vente comptoir).
2. 2Ajoutez des produits en les cherchant par nom ou code-barre.
3. 3Ajustez les quantités et appliquez des remises si besoin.
4. 4Choisissez le mode de paiement : espèces, mobile money, virement ou crédit.
5. 5Validez la vente. Le stock est automatiquement décrémenté.

• Une vente peut être payée en plusieurs fois (paiement partiel).
• Un reçu PDF est généré automatiquement et peut être imprimé.
• Le statut de livraison est suivi séparément du paiement.

Caisse POS

La caisse POS (Point de Vente) est optimisée pour la vente rapide en boutique, sur tablette ou mobile. Accédez-y via Caisse POS dans le menu.

• Interface tactile plein écran, idéale sur tablette.
• Recherche produit ultra-rapide par nom ou code-barre.
• Calcul automatique du rendu monnaie.
• Impression ticket de caisse en un clic.
• Fonctionne sans souris, entièrement au clavier ou tactile.

Devis & Factures

Un devis est une offre de vente non confirmée. Il peut être converti en vente en un clic. Allez dans Ventes → Devis.

1. 1Créez un devis comme une vente normale, mais choisissez le type « Devis ».
2. 2Partagez le PDF avec votre client (impression ou email).
3. 3Quand le client accepte, cliquez sur « Convertir en vente ».
4. 4Sellix vérifie automatiquement le stock disponible avant la conversion.

Retours clients

Si un client retourne des articles, allez dans le détail de la vente et cliquez sur « Retourner ».

1. 1Ouvrez la vente concernée dans Ventes.
2. 2Cliquez sur « Retour » en haut de la page.
3. 3Sélectionnez les articles et les quantités à retourner.
4. 4Ajoutez une note optionnelle (motif du retour).
5. 5Validez. Le stock est automatiquement réincorporé.

Gestion des stocks

La gestion des stocks est au cœur de Sellix. Chaque mouvement (vente, achat, retour, inventaire) est tracé et historisé.

Ajouter des produits

Allez dans Produits → Nouveau produit.

1. 1Saisissez la désignation (nom) du produit.
2. 2Choisissez une catégorie et une unité de mesure (kg, litre, pièce, sac…).
3. 3Entrez le prix d'achat et le prix de vente.
4. 4Définissez le stock initial par entrepôt.
5. 5Optionnel : ajoutez un code-barre, une alerte de stock minimum.
6. 6Sauvegardez.

Catégories

Organisez vos produits en catégories pour faciliter la recherche et les rapports. Allez dans Catégories.

• Créez autant de catégories que nécessaire (Alimentaire, Cosmétique, Électronique…).
• Filtrez les produits et rapports par catégorie.
• Le tableau de bord affiche les ventes par catégorie dans un graphique donut.

Alertes de stock

Sellix surveille automatiquement vos niveaux de stock. Allez dans Produits → Alertes stock.

• Produits en rupture : stock = 0.
• Produits critiques : stock ≤ seuil d'alerte configuré.
• Un badge rouge apparaît dans le tableau de bord quand des alertes sont actives.

Transferts inter-entrepôts

Déplacez du stock d'un entrepôt à un autre sans passer par une vente ou un achat. Allez dans Stock → Transferts.

1. 1Cliquez sur « Nouveau transfert ».
2. 2Sélectionnez l'entrepôt source et l'entrepôt de destination.
3. 3Ajoutez les produits et les quantités à transférer.
4. 4Validez. Le stock est débité de la source et crédité à la destination.

Inventaire physique

L'inventaire physique permet de compter vos produits et de corriger les écarts avec le stock théorique. Allez dans Stock → Inventaires.

1. 1Cliquez sur « Nouvel inventaire ».
2. 2Donnez-lui un nom et sélectionnez l'entrepôt à inventorier.
3. 3Pour chaque produit, saisissez la quantité réellement comptée.
4. 4Le système calcule automatiquement l'écart (théorique vs réel).
5. 5Validez l'inventaire pour appliquer les ajustements de stock.

Journal de stock

Le journal de stock (Stock → Journal) liste tous les mouvements avec date, type et quantité.

• Filtrez par jour, semaine, mois ou année.
• Chaque ligne affiche le stock avant et après le mouvement.
• Cliquez sur la référence pour accéder au document d'origine.

Achats & Fournisseurs

Gérez toutes vos relations avec vos fournisseurs : de la commande à la réception, en passant par les paiements et les retours.

Gérer les fournisseurs

Allez dans Fournisseurs pour créer et gérer votre carnet de fournisseurs.

• Nom, société, téléphone, email et adresse.
• Visualisez le total des achats effectués avec chaque fournisseur.
• Consultez le relevé de compte fournisseur (commandes, paiements, solde dû).
• Accédez à l'historique complet des commandes par fournisseur.

Commandes fournisseur

Allez dans Fournisseurs → Commandes → Nouvelle commande.

1. 1Sélectionnez le fournisseur.
2. 2Ajoutez les produits commandés avec les quantités et prix unitaires.
3. 3Enregistrez. La commande est en statut « En attente ».
4. 4Effectuez un paiement partiel ou total depuis le détail de la commande.

Réceptionner une livraison

Quand vous recevez des marchandises, allez dans le détail de la commande fournisseur et cliquez sur « Réceptionner ».

1. 1Ouvrez la commande concernée.
2. 2Cliquez sur « Nouvelle livraison ».
3. 3Pour chaque produit, indiquez la quantité réellement reçue.
4. 4Validez. Le stock de l'entrepôt est automatiquement incrémenté.

Retours fournisseur

Si vous devez retourner des marchandises à un fournisseur, ouvrez la commande et cliquez sur « Retour fournisseur ».

1. 1Ouvrez la commande fournisseur concernée.
2. 2Cliquez sur « Retour fournisseur ».
3. 3Sélectionnez les articles et quantités à retourner (limité à ce qui a été livré).
4. 4Ajoutez une note (motif).
5. 5Validez. Le stock est automatiquement débité.

Clients & Fidélité

Gérez vos relations clients, suivez leurs achats et fidélisez-les avec un programme de points.

Gérer les clients

Allez dans Clients pour accéder à votre base clients.

• Fiche client : nom, téléphone, email, adresse.
• Historique complet des achats avec soldes et paiements.
• Solde client : montant total dû (créances).
• Ajout de notes internes sur le client.
• Filtre par client dans les rapports de ventes.

Programme de fidélité

Récompensez vos clients fidèles. Allez dans Finance → Fidélité.

• Attribuez des points à chaque achat (configurable).
• Les clients accumulent des points convertibles en remises.
• Consultez le solde de points de chaque client.
• Idéal pour fidéliser les clients qui achètent régulièrement.

Commandes clients

Allez dans Clients → Commandes pour voir l'ensemble des commandes passées par vos clients, avec leurs statuts de paiement et livraison.

• Filtrez par client, date, statut de paiement ou livraison.
• Exportez le rapport commandes clients en PDF.
• Vue consolidée de toutes les créances clients.

Finance & Comptabilité

Suivez votre trésorerie, gérez vos dépenses et budgets, et pilotez la santé financière de votre commerce.

Comptes de paiement

Allez dans Finance → Comptes pour gérer vos modes d'encaissement.

• Créez un compte par mode : Caisse espèces, Orange Money, MTN MoMo, Banque…
• Chaque paiement (vente, dépense) est affecté à un compte.
• Solde en temps réel par compte.
• Le tableau de bord affiche la trésorerie consolidée de tous vos comptes.

Dépenses

Enregistrez toutes vos charges pour calculer le résultat net réel. Allez dans Dépenses.

• Catégorisez vos dépenses (loyer, salaires, transport, électricité…).
• Associez chaque dépense à un compte de paiement.
• Les dépenses sont incluses dans le calcul du P&L et du cash flow.
• Filtrez par date ou catégorie.

Budgets

Définissez des budgets pour contrôler vos dépenses. Allez dans Finance → Budgets.

• Créez un budget mensuel ou annuel par catégorie.
• Suivez la consommation réelle vs le budget prévu.
• Alertes visuelles quand vous dépassez 80% ou 100% d'un budget.

Promotions & Remises

Créez des promotions temporaires ou permanentes. Allez dans Finance → Promotions.

• Appliquez une promotion lors de la création d'une vente.
• Définissez des dates de début et fin de validité.
• Visible dans les rapports de ventes pour mesurer l'impact.

Apport en capital

Suivez les apports financiers des associés. Allez dans Apport capital.

• Enregistrez les investissements de chaque associé.
• Deux types : apport permanent ou annuel.
• Inclus dans le bilan comptable sous les capitaux propres.

Rapports & Analyses

Sellix génère automatiquement plus de 8 rapports financiers et opérationnels à partir de vos données.

Résultat net (P&L)

Le rapport Profit & Loss (P&L) montre si votre activité est bénéficiaire ou déficitaire sur une période.

Bilan comptable

Le bilan présente la situation patrimoniale de votre commerce à une date donnée.

• Actif : trésorerie, valeur du stock, créances clients.
• Passif : dettes fournisseurs, dettes diverses.
• Capitaux propres : apports en capital + résultats cumulés.

Trésorerie & Cash flow

Le rapport de trésorerie montre tous les flux d'argent entrants et sortants sur une période.

• Encaissements : ventes payées par mode de règlement.
• Décaissements : achats payés + dépenses.
• Solde net par période.
• Graphique d'évolution du solde.

Rapport de ventes

• CA total et nombre de ventes sur la période.
• Filtres : par date, boutique, client, produit, catégorie.
• Top produits les plus vendus.
• Répartition par mode de paiement.
• Export PDF et impression.

Rapport d'achats

• Total des achats par fournisseur sur la période.
• Montants payés vs en attente.
• Produits les plus achetés.
• Filtres par fournisseur et date.

Rapport de stock

• Valeur totale du stock au prix d'achat et au prix de vente.
• Stock par entrepôt.
• Produits avec stock négatif ou nul.
• Rotation des produits (ce qui se vend vs ce qui stagne).

Réassort automatique

Le rapport de réassort (Rapports → Réassort) identifie les produits à commander en priorité.

• Liste des produits dont le stock est inférieur au seuil d'alerte.
• Quantité suggérée à commander (basée sur l'historique de vente).
• Lien direct vers la création d'une commande fournisseur.

Équipe & Sécurité

Gérez les accès, les rôles et la traçabilité de toutes les actions dans votre espace de travail.

Gérer les collaborateurs

Invitez des membres de votre équipe. Allez dans Collaborateurs.

1. 1Cliquez sur « Inviter un collaborateur ».
2. 2Entrez l'email de la personne et choisissez son rôle.
3. 3La personne reçoit un lien d'invitation pour créer son compte.
4. 4Elle peut alors se connecter avec son propre mot de passe.

Rôles & Permissions

Chaque utilisateur a un rôle qui détermine ce qu'il peut voir et faire dans l'application.

Journal d'audit

Le journal d'audit (Journal audit dans le menu) enregistre toutes les actions importantes.

• Chaque action est horodatée avec le nom de l'utilisateur.
• Types d'actions : création, modification, suppression, connexion.
• Filtrez par utilisateur, type d'action ou période.
• Impossible à modifier ou supprimer (garantie d'intégrité).

Paramètres généraux

Allez dans Paramètres → Général pour configurer votre espace de travail.